Steuerfalle bei Geschäftsessen

Bewirtungskosten werden bei formalen Mängeln der Belege häufig nicht anerkannt. Wichtig: Neuerdings sind auch die Rechnungspflichtangaben für den Betriebsausgabenabzug erforderlich.

Wer kennt die Situation nicht: Die Vertragsverhandlungen werden unterbrochen und beim Mittagessen im benachbarten Restaurant fortgeführt. Abhängig vom Standard des gewählten Lokals und Anzahl der Personen sind Rechnungen von mehr als 150 Euro schnell erreicht. Damit das Essen auch steuerlich bleibt, was es ist - ein Arbeitsessen - und nicht zum reinen "Privatvergnügen" wird, müssen fürs Finanzamt die Standards verschiedener Rechtsvorschriften beachtet werden. So sind zum einen die Formalitäten zu beachten, die für den Gewinn mindernden Betriebsausgaben erforderlich sind, zum anderen die Vorschriften, die für den Vorsteuerabzug aus der Rechnung gelten. Gerade dieser Bereich hat zu Beginn der Einführung der neuen Pflichtangaben für Rechnungen für Verwirrung gesorgt. Grund war, dass für den Betriebsausgabenabzug nicht die selben Anforderungen wie für den Vorsteuerabzug galten. Dies hat sich mittlerweile geändert. Auch für den Betriebsausgabenabzug sind nun alle Angaben erforderlich, die umsatzsteuerliche Pflichtangabe für die Rechnung sind.

Aber selbst wenn alle Angaben korrekt sind, bleiben dennoch 30 Prozent des Rechnungsbetrags ertragsteuerliches "Privatvergnügen". Seit 1. Januar 2004 ist der Betriebsausgabenabzug auf 70 Prozent der Rechnungssumme begrenzt. Anders ist dies beim Vorsteuerabzug: Dieser besteht, sofern alle Formalien stimmen, zu 100 Prozent.

Was ist zu tun, damit die Bewirtungskosten geltend gemacht werden können?
Bei Bewirtungen in Gaststätten hat der Steuerpflichtige einen besonderen Belegnachweis zu erstellen. Der Nachweis kann auf einem Vordruck erfolgen, der häufig bereits auf der Rückseite der Gaststättenrechnungen entsprechend vorbereitet ist, oder auf einem gesonderten Dokument, das mit der Rechnung zusammengeführt wird, zum Beispiel durch Aneinanderheften. Dieser Nachweis muss folgende Angaben enthalten:

• Anlass der Bewirtung (möglichst genau, allgemeine Angaben wie "Arbeitsgespräch, Infogespräch, Hintergrundgespräch" genügen nicht)
• Namen der bewirteten Personen
• Unterschrift des Bewirtenden, also des Gastgebers

Diesem (selbst erstellten) Nachweis ist die ebenfalls formal korrekte Rechnung der Gaststätte beizufügen. Unabhängig von der Größe des Restaurants ist es dabei manchmal schwieriger als erwartet, den korrekten Beleg zu bekommen. Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen jedoch in keinem Fall. Eine vom Finanzamt zu akzeptierende Rechnung muss stets maschinell erstellt und mit einer Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) versehen sein. Weiter muss sie folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift der Gaststätte
• Tag der Bewirtung (maschinell eingedruckt)
• Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel, zum Beispiel "Menü 1", "Tagesgericht 2", "Lunch-Buffet". Allgemeine Angaben wie "Speisen und Getränke" genügen nicht.
• Rechnungsbetrag in einer Summe inkl. Mehrwertsteuer sowie anzuwendender Steuersatz (für Beträge über 150 Euro jedoch die gesonderten Angaben zum Steuerausweis siehe unten)
• Ausstellungsdatum der Rechnung (auch wenn identisch mit Bewirtungsdatum)

Bei Beträgen von über 150 Euro muss zusätzlich enthalten sein:

• Name und Anschrift des Bewirtenden, das heißt des Gastgebers
• Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag in Euro
• Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte

Ergänzend ist darauf hinzuweisen, dass auch Trinkgelder geltend gemacht werden können. Da diese nicht kassenmäig ausgewiesen werden, können und sollten diese direkt auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger abgezeichnet werden.

Schließlich gilt für alle Bewirtungen neben den geschilderten Formalitäten, dass die entsprechenden Aufwendungen zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.

Die folgende Tabelle fasst die erforderlichen Angaben nach Rechnungshöhe und dem Grund ihrer Angabe nochmals zusammen:

Stand: 1. Januar 2009