Welche Belege sind im Einzelnen zum Nachweis der Steuerfreiheit bei grenzüberschreitenden Lieferungen erforderlich? Die Industrie- und Handelskammer Schleswig-holstein hat Ihnen die wichtigsten Informationen zusammengestellt.
A. Ausfuhren ins Drittland
1. Materielle Voraussetzungen
2. Nachweise
2.1. Belegnachweis
2.1.1. Allgemeines zum Belegnachweis (Besitz, Zeitpunkt)
2.1.2. Belegnachweise im Beförderungsfall
2.1.3. Hinweis IT-Verfahren ATLAS
2.1.4. Belegnachweise im Versendungsfall
2.1.5. Sonderfälle
2.2. Buchnachweis
2.3. Gefälschter Ausfuhrnachweis
2.4. Exkurs Rechnungsstellung
B. Lieferungen innerhalb der Europäischen Union
1. Materielle Voraussetzungen
2. Nachweise
2.1. Belegnachweis
2.1.1. Allgemeines zum Belegnachweis (Besitz, Zeitpunkt)
2.1.2. Belegnachweise im Beförderungsfall
2.1.3. Belegnachweise im Versendungsfall
2.2. Buchnachweis
Unternehmen, die Ware von Deutschland ins Drittland exportieren, können diese als so genannte Ausfuhrlieferung aufgrund der Steuerbefreiungsregelung des § 4 Nr. 1a i.V.m. § 6 UStG steuerfrei abrechnen. Folgende Voraussetzungen müssen hierfür gegeben sein:
Bei den materiellen Voraussetzungen ist danach zu unterscheiden, ob die Ware vom Lieferanten selbst ins Drittland befördert oder versendet wird oder von seinem Abnehmer.
Weitere Bedingung für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung ist, dass die entsprechenden Voraussetzungen nachgewiesen werden. Kommt der Unternehmer seinen Nachweispflichten nicht nach, ist grundsätzlich davon auszugehen, dass die Voraussetzungen der steuerfreien Lieferung nicht erfüllt sind. Nur wenn eine ganz eindeutige objektive Beweislage anhand anderer Unterlagen vorliegt, kann sich auch einmal ein anderes Ergebnis ergeben. Der Nachweis muss dabei als Doppelnachweis geführt werden und zwar
2.1.1. Allgemeines zum Belegnachweis (Besitz, Zeitpunkt)
Für die Belegnachweise wird unterschieden, ob es sich um einen so genannten Beförderungs- oder einen Versendungsfall handelt. Ein Beförderungsfall liegt vor, wenn der Lieferant oder Abnehmer den Gegenstand der Lieferung selbst, das heißt z.B. mit dem eigenen Werks-Lkw, ins Drittland transportiert. Ein Versendungsfall liegt vor, wenn der Lieferant oder Abnehmer den Gegenstand durch einen selbständigen Beauftragten, das heißt in der Regel durch einen Spediteur, ins Drittland transportieren lassen.
Unabhängig von dieser Unterscheidung müssen sich die Ausfuhrbelegnachweise grundsätzlich im Besitz des nachweispflichtigen Unternehmers befinden und zehn Jahre aufbewahrt werden. Es genügt nicht, wenn sich diese im Besitz eines anderen Unternehmers oder einer Behörde befinden.
Für den Zeitpunkt des Belegnachweises gilt, dass die Belege als integrierenden Bestandteil des Buchnachweises gegebenenfalls noch bis zur Bestandskraft der Steuerfestsetzung beigebracht werden können (letzter möglicher Zeitpunkt ist die mündliche Verhandlung vor dem Finanzgericht, so zuletzt das Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 28. Mai 2009, Aktenzeichen (Az): V R 23/08). Diese Auffassung wird auch durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 6. Januar 2009 bestätigt.
Wichtig: Für den Zeitpunkt des Buchnachweises gelten andere Regeln. S. dazu unten Punkt 2.2.
2.1.2. Belegnachweise im Beförderungsfall
(Regelfall bis 1. Juli 2009, ab dann ATLAS, s. Punkt 2.1.3.)
Für Ausfuhren bis zur verpflichtenden Einführung des ATLAS-Verfahrens am 1. Juli 2009 soll in Beförderungsfällen der Nachweis grundsätzlich durch einen Beleg geführt werden, der folgende Angaben enthält:
Für die Frage, worauf sich die maßgebliche Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle befinden kann oder muss, gilt, dass sie auf folgenden Dokumenten angebracht sein kann:
Zulässig ist es jedoch auch, dass sich die Ausfuhrbestätigung
Unabhängig von der Frage, auf welchem Dokument sich die Ausfuhrbestätigung befinden soll, ist zu beachten, dass die Erteilung der Ausfuhr- oder Abfertigungsbestätigung grundsätzlich unverzichtbar ist. Dies bedeutet unter anderem, dass wenn ein Abnehmer/Selbstabholer die Ware mit seinem Lkw ins Drittland befördert, zur Erlangung der Steuerbefreiung die Vorlage einer Einfuhrbestätigung der Eingangszollstelle im Drittland prinzipiell nicht ausreicht (Urteil Finanzgericht (FG) Niedersachsen vom 29. Mai 1997, Az: V 320/94).
Lediglich in begründeten Einzelfällen, in denen der Nachweis der Ausfuhr durch Belege mit einer Bestätigung der Grenzzollstelle oder der Abgangsstelle nicht möglich oder nicht zumutbar ist, zum Beispiel bei der Ausfuhr von Gegenständen im Reiseverkehr, durch die Kurier- und Poststelle des Auswärtigen Amtes oder durch Transportmittel der Bundeswehr oder der Stationierungstruppen, kann der Unternehmer den Ausfuhrnachweis auch durch andere Belege führen. Von einem solchen Ausnahmefall ist grundsätzlich jedoch nicht auszugehen, wenn die entsprechenden Papiere zwar ursprünglich ausgestellt, aber nicht (mehr) vorhanden sind (so das FG Niedersachsen in dem angegebenen Urteil). Als Ersatzbelege in begründeten Ausnahmefällen können insbesondere Bescheinigungen amtlicher Stellen der Bundesrepublik Deutschland anerkannt werden, aber auch andere Belege wie
2.1.3. Hinweis IT-Verfahren ATLAS
(Regelfall ab 1. Juli 2009)
Seit 1. Juli 2009 besteht EU-einheitlich die Pflicht zur Teilnahme am elektronischen Ausfuhrverfahren. In Deutschland steht hierfür das IT-System ATLAS-Ausfuhr zur Verfügung. Die Pflicht zur Abgabe elektronischer Anmeldungen betrifft alle Anmeldungen unabhängig vom Beförderungsweg (Straße, Luft-, See-, Post- und Bahnverkehr). Für diese Fälle gilt zum Ausfuhrnachweis Folgendes:
In Fällen, in denen die Ausfuhranmeldung mittels EDV-gestütztem Ausfuhrverfahren (ATLAS-Ausfuhr) auf elektronischem Weg erfolgt, gilt das durch die Ausfuhrzollstelle an den Anmelder/Ausführer per EDIFACT-Nachricht übermittelte pdf-Dokument "Ausgangsvermerk" als Ausfuhrbeleg.
Entsprechendes gilt in den Fällen, in denen die Ausfuhrzollstelle einen "Alternativ-Ausgangsvermerk" erstellt und diesen dem Anmelder/Ausführer per EDIFACT-Nachricht übermittelt. Beruht die Übermittlung des "Alternativ-Ausgangsvermerks" darauf, dass der Anmelder/Ausführer einen so genannten Alternativnachweis vorgelegt hat, gilt der "Alternativ-Ausgangsvermerk" nur in Verbindung mit diesem Alternativausweis. Alternativnachweise in ausländischer Sprache werden grundsätzlich nur in Verbindung mit einer amtlich anerkannten Übersetzung anerkannt.
Die Unternehmen haben die mit der Zollverwaltung ausgetauschten EDIFACT-Nachrichten und das Logbuch zum Nachweis des Nachrichtenaustauschs zu archivieren.
2.1.4. Belegnachweise im Versendungsfall
Regelfall bis 1. Juli 2009, ab dann ATLAS, s. u sowie Punkt 2.1.3.:
Für Ausfuhren bis zur verpflichtenden Einführung des ATLAS-Verfahrens am 1. Juli 2009 soll in Versendungsfällen der Nachweis grundsätzlich folgendermaßen geführt werden:
1. Durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch Frachtbrief (zum Beispiel Eisenbahnfrachtbrief, Luftfrachtbrief), Konnossement, Posteinlieferungsschein oder deren Doppelstücke.
Als anerkannte Versendungsbelege i.d.S. gelten insbesondere auch das zur Auftragserteilung an einen Kurierdienst gefertigte Dokument, der Ladeschein, der Rollfuhrschein sowie deren Doppelstücke, wenn sich hieraus die grenzüberschreitende Warenbewegung ergibt.
Unternehmer, für die Ausfuhrbelege ausgestellt worden sind, obwohl sie diese nicht benötigen (zum Beispiel im Rahmen von Reihengeschäften), können diese mit einem Übertragungsvermerk versehen und an den Unternehmer, der die Ausfuhrlieferung bewirkt hat, zu Nachweiszwecken weiterleiten.
Fotokopien von Originalversendungsbelegen oder ihrer Doppelstücke gelten für sich allein nicht als ausreichender Ausfuhrnachweis, da sie nach der Anfertigung der Kopie vorgenommene Verfügungen und Rechtsübertragungen nicht kenntlich machen. Sie können daher nur in Verbindung mit anderen Belegen als Ausfuhrnachweis anerkannt werden, wenn sich aus der Gesamtheit der Belege die Ausfuhr des Gegenstands zweifelsfrei entsprechend der unter Punkt 2 folgenden Ausführungen ergibt.
2. Stehen dem Unternehmer Originalversendungsbelege nicht zur Verfügung, kann er den Ausfuhrnachweis durch einen sonstigen handelsüblichen Beleg, insbesondere durch eine Bescheinigung der beauftragten Spedition oder durch eine Versandbestätigung des Lieferers führen. Der sonstige Beleg soll enthalten:
Soweit mit dem Liefervorgang ein Spediteur, Frachtführer oder Verfrachter mit der Versendung beauftragt ist, soll die Ausfuhr durch eine Ausfuhrbescheinigung nach amtlichem Muster erfolgen (vergleiche Anlage zum Download). Hierbei ist darauf zu achten, dass die Bescheinigung vollständig und korrekt ausgefüllt ist. Hierzu hat das Bundesfinanzministerium ausdrücklich hingewiesen. Bei ungenau ausgefüllten Spediteursbescheinigungen besteht die Gefahr, dass diese nicht als ausreichender Beleg anerkannt werden und dadurch die Steuerfreiheit insgesamt in Frage steht.
Die Bescheinigung muss vom Spediteur nicht eigenhändig unterschrieben worden sein, sofern die für den Spediteur zuständige Oberfinanzdirektion die Verwendung des Unterschriftenstempels (Faksimile) oder einen maschinellen Ausdruck genehmigt hat und auf der Bescheinigung auf die Genehmigungsverfügung der Oberfinanzdirektion unter Angabe von Datum und Aktenzeichen hingewiesen wird.
Anstelle der Ausfuhrbescheinigung des Spediteurs oder Frachtführers kann der Unternehmer bei Ausfuhren über andere EU-Staaten die Ausfuhr auch mit dem Exemplar Nr. 3 des Einheitspapiers beziehungsweise dem Ausfuhrbegleitdokument (ABD) führen, wenn das jeweilige Exemplar auf der Rückseite mit einem Ausfuhrvermerk der Ausgangszollstelle vermerkt ist.
Hat, zum Beispiel im Rahmen von Reihengeschäften, der Lieferer des Unternehmers oder ein vorangehender Lieferer die Beförderung oder Versendung ins Drittland vorgenommen oder veranlasst, kann der Ausfuhrnachweis durch eine Versandbestätigung erbracht werden. Der Lieferer kann diese Bestätigung auf der Rechnung, auf dem Lieferschein auf der Ausfuhranmeldung (Exemplar Nr. 3 des Einheitspapiers) oder auf einem sonstigen handelsüblichen Papier oder in Form eines besonderen Belegs nach vorgeschriebenem Muster abgeben. Für die (vereinfachte) Unterschrift gilt das Entsprechende wie für Spediteure (siehe oben).
Die bei der Abwicklung des Ausfuhrgeschäfts anfallenden Geschäftspapiere, zum Beispiel Rechnungen, Auftragsschreiben, Lieferscheine oder deren Durchschriften, Kopien und Abschriften von Versendungsbelegen, Spediteur-Übernahmebescheinigungen, Frachtabrechnungen, sonstiger Schriftwechsel können als Ausfuhrnachweis in Verbindung mit anderen Belegen anerkannt werden, wenn sich aus der Gesamtheit der Belege die oben angeführten Angaben eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben.
3. Soweit in einem Versendungsfall der Nachweis nicht wie vorstehend beschrieben geführt werden kann, so kann er wie in Beförderungsfällen (siehe oben) geführt werden. Hier wäre also stets auf die Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle zu achten. Hauptanwendungsfall hierfür wird der Fall des Transports der Waren durch einen nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Spediteur sein, da dieser regelmäßig die Versicherung, dass die Angaben in dem Beleg (Spediteursbescheinigung) auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind, nicht abgeben kann. Die Finanzverwaltung stellt an den Nachweis durch den liefernden Unternehmer, dass ein solcher Ausnahmefall vorliegt, keine erhöhten Anforderungen.
(für Ausfuhren bis 1. Juli 2009, danach in der Regel ATLAS, siehe oben Punkt 2.1.3):
Sonderfall Postsendung
Für Postsendungen gelten ebenfalls Besonderheiten. Hier kommen als Ausfuhrnachweise in Betracht:
Sonderfall Kurierdienste
Für den Fall, dass die Ware durch einen Kurierdienst versendet wird, sind für den Ausfuhrnachweis an die schriftliche Auftragserteilung an den Kurierdienst die gleichen Anforderungen zu stellen wie an einen Posteinlieferungsschein. Im Einzelnen sollen folgende Angaben vorhanden sein:
Aus Vereinfachungsgründen kann bezüglich der Angaben zur handelsüblichen Bezeichnung, Menge und Wert der beförderten Gegenstände auf die Rechnung des Auftraggebers durch Angabe der Rechnungsnummer verwiesen werden, wenn auf dieser die Nummer des Versendungsbelegs angegeben ist. Überwacht ein Transportunternehmen den Sendungsverlauf elektronisch, wird für Zwecke des Ausfuhrnachweise nicht zwischen den Leistungen von Kurierdiensten und anderen Transportunternehmen (Spediteure/Frachtführer) unterschieden.
Sonderfall: Lieferung in Freihäfen
In Beförderungsfällen, bei denen der Unternehmer die Ware in eine sogenannte Freizone des Kontrolltyps I (Freihäfen Bremerhaven, Cuxhaven, Emden, Hamburg, Kiel) befördert, ist die an sich vorgeschriebene Beschaffung der Bestätigung bei den den Ausgang aus dem Gemeinschaftsgebiet überwachenden Zollämtern an der Freihafengrenze wegen der großen Anzahl der Beförderungsfälle nicht zumutbar. Die Finanzverwaltung akzeptiert daher in diesen Fällen Belege, die folgende Angaben enthalten:
Hierfür kommen alle handelsüblichen Belege, insbesondere Lieferscheine, Kaiempfangsscheine oder Rechnungsdurchschriften in Betracht. Soweit sie die erforderlichen Angaben nicht enthalten, sind sie entsprechend zu ergänzen oder mit Hinweisen auf andere Belege zu versehen, aus denen sich die notwendigen Angaben ergeben.
Wie bereits erwähnt, weitere Voraussetzung für die Steuerfreiheit der Ausfuhr, dass der Unternehmer den Buchnachweis führt. Hierzu soll regelmäßig aufgezeichnet werden:
In den Fällen, in denen die Ware vom ausländischen Abnehmer selbst oder durch seinen Beauftragten (Spediteur) abgeholt wird und im persönlichen Reisegepäck ausgeführt wird, ist ergänzend aufzuzeichnen:
Weitere Einzelheiten finden sich in Abschnitt 136 der amtlichen Umsatzsteuer-Richtlinie.
Wichtig zu beachten für den Zeitpunkt des Buchnachweises ist, dass der BFH in seinem Urteil vom 28. Mai 2009 (Aktenzeichen V R 23/08) festgestellt hat, dass der Buchnachweis grundsätzlich bereits zum Zeitpunkt der Umsatzsteuervoranmeldung geführt werden muss, in der der entsprechende Umsatz als steuerfrei behandelt wird. Dies klingt auf den ersten Blick dramatischer als die Entscheidung verstanden werden muss. Der BFH stellt in der genannten Entscheidung darauf ab, dass der Buchnachweis "dem Grunde" nach im genannten Voranmeldezeitpunkt geführt werden muss. Nachträgliche Berichtigungen oder Ergänzungen sind jedoch (bis zum Zeitpunkt der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht) möglich. Damit ist davon auszugehen, dass wenn die genannten Umsätze zum Zeitpunkt der Voranmeldung dem Grunde nach buchmäßig als steuerfreie Umsätze erfasst sind, bestimmte Angaben aber erst nachträglich ergänzt werden, dennoch der Buchnachweis als erbracht anzusehen ist.
2.3. Gefälschter Ausfuhrnachweis:
Nachdem dies lange unklar war hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) auf Vorlage des BFH am 21. Februar 2008 (Rs. C-271/06) entschieden, dass der Steuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen nicht entgegensteht, wenn die Befreiungsvoraussetzungen zwar nicht vorliegen, der Steuerpflichtige dies aber auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns wegen der vom Abnehmer vorgelegten gefälschten Nachweise für die Ausfuhr nicht erkennen konnte. Diese Frage war lange unklar, weil eine entsprechende Regelung im deutschen Umsatzsteuerrecht, anders als im Bereich der innergemeinschaftlichen Lieferungen, nicht ausdrücklich existiert. Hergeleitet wird dies aus dem allgemeinen Rechtsgrundsätzen des europäischen Gemeinschaftsrechts. Der praktische Anwendungsbereich wird - dies sei betont - allerdings eher gering sein, da allenfalls in Einzelfällen davon auszugehen sein wird, dass die Voraussetzungen für einen Fall des Vertrauensschutzes nach der genannten Rechtsprechung vorliegen. Weiter ist zu beachten, dass sich die Entscheidung auf Ausfuhrdokumente in Papierform bezieht. Die neuen elektronischen Ausfuhrbestätigungen waren nicht Entscheidungsgegenstand.
Liegen die vorstehend beschriebenen Voraussetzungen einer steuerfreien Ausfuhr vor, sei der Vollständigkeit halber darauf hingewiesen, dass ergänzend zu den allgemeinen Rechnungsangaben sich auf Rechnungen über Ausfuhren ein Hinweis auf die Steuerbefreiung befinden muss. Dabei ist auch der Grund der Steuerbefreiung zumindest in umgangssprachlicher Form zu nennen. Beispiele für die Formulierung eines solchen Hinweises können sein:
"Steuerfreie Ausfuhrlieferung/tax free export" oder "Steuerfreier Export/tax free export".
B. Lieferungen innerhalb der Europäischen Union
Unternehmen, die Ware an Unternehmer in anderen EU-Staaten liefern können diese unter den gegebenen Voraussetzungen ebenfalls steuerfrei liefern, als so genannte innergemeinschaftliche Lieferungen gem. § 4 Nr. 1b i.V.m. § 6a UStG.
Zu den generellen (materiellen) Voraussetzungen sei auf die ausführliche IHK-Information "Umsatzsteuerfreie Lieferungen im innergemeinschaftlichen Warenverkehr" verwiesen.
Für den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferungen gilt das zu den Ausfuhren Ausgeführte entsprechend. Auch hier müssen für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit für innergemeinschaftliche Lieferungen die Voraussetzungen beleg- und buchmäßig nachgewiesen werden. Kommt der Unternehmer seinen Nachweispflichten in der vorgeschriebenen Weise nicht nach, ist überwiegend davon auszugehen, dass die Voraussetzungen der steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung nicht erfüllt sind. Nur wenn eine ganz eindeutige objektive Beweislage anhand anderer Unterlagen vorliegt, kann sich auch einmal ein anderes Ergebnis ergeben. Für den Regelfall muss der Nachweis als Doppelnachweis geführt werden und zwar
2.1.1. Allgemeines zum Belegnachweis (Besitz, Zeitpunkt)
Hinsichtlich der allgemeinen Ausführungen zu den Beleganforderungen gelten die Ausführungen zu Besitz und Zeitpunkt des Belegnachweises zu den Ausfuhren entsprechend (siehe oben). Weiter gilt auch für innergemeinschaftliche Liefervorgänge, dass für die konkreten Nachweiserfordernisse zwischen Beförderungs- und Versendungsfällen unterschieden werden muss. Aufgrund der fehlenden Zollschranken ergeben sich gegenüber den Ausfuhrnachweisen hier jedoch Unterschiede.
2.1.2. Belegnachweise im Beförderungsfall
Im Beförderungsfall (vergleiche zur allgemeinen Definition der "Beförderung" die Ausführungen zu den Ausfuhren) ist bei den innergemeinschaftlichen Lieferungen zusätzlich zu unterscheiden zwischen
a) Beförderung durch den Lieferer
In diesem Fall sind folgende Belege zum Nachweis der Steuerfreiheit erforderlich:
b) Beförderung durch den Abnehmer
In den Fällen, in denen der Abnehmer die Ware selbst abholt, ist neben den oben genannten Belegen zusätzlich folgender Nachweis notwendig:
Bitte beachten Sie dazu:
Nach dem bereits mehrfach erwähnten Erlass des Bundesfinanzministeriums vom 6. Januar 2009 ist weiter zu beachten, dass die Versicherung schriftlich und in deutscher Sprache abgefasst sein muss. Sie muss mit Datum und Unterschrift versehen sein. Weiter muss in ihr der Bestimmungsort nach Land und Ort genau bezeichnet sein.
Soweit der Kunde nicht selbst persönlich die Ware abholt, sondern einen "unselbständigen Beauftragten", zum Beispiel also einen Mitarbeiter schickt, ist ergänzend zu berücksichtigen, dass die im Erlass vom 6. Januar 2009 veröffentlichte Auffassung des Bundesfinanzministeriums davon ausgeht, dass auch die Legitimation des Abholenden als Bevollmächtigter (Mitarbeiter) des Auftraggebers nachgewiesen werden. Dazu wird wiederum eine Vollmacht, in der nicht nur der Abholende genau bezeichnet und legitimiert ist, verlangt. Die Vollmacht muss auch einen klaren Bezug zu dem konkreten Liefervorgang aufweisen. Dies heißt, dass nicht nur eine allgemeine Vollmacht zur Vornahme von Geschäften bestimmter Art genügt, sondern diese genau bezeichnet sein müssen, zum Beispiel im Bereich von Kfz-Geschäften durch Bezeichnung der konkreten Fahrzeuge beziehungsweise des konkreten Geschäftsvorgangs, auf die sich das Geschäft bezieht. Weiter ist zu überprüfen, ob der tatsächlich Abholende auch mit dem bezeichneten Bevollmächtigten identisch ist. Hier wird eine Passkopie gefordert, die zugleich einen Abgleich der Unterschrift ermöglicht. In dem Zusammenhang kann überdies die Aufzeichnung der Lkw/Pkw-Kennzeichen eine weitergehende Sicherheit bringen. Sehr fragwürdig, aber von der Finanzverwaltung im genannten Erlass ebenfalls statuiert, ist schließlich das Erfordernis, dass der Abholende neben der eigentlichen Vollmacht zugleich auch noch nachweist, dass der Vollmachtaussteller berechtigt ist, eine solche überhaupt auszustellen. Hierzu sieht die Finanzverwaltung vor, dass auch noch eine Passkopie des Vollmachtausstellers und der Nachweis dessen Bevollmächtigung zu erbringen ist, zum Beispiel über einen Handelsregisterauszug bei Vollmachtserteilung durch den gesetzlichen Vertreter.
Wichtig in dem Zusammenhang: Für den Fall, dass die Abholung in einer "für den Einzelhandel gebräuchlichen Art und Weise" erfolgt, schreibt bereits das Gesetz beziehungsweise die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung im Rahmen des erforderlichen Buchnachweises (siehe unten) vor, dass in jedem Fall Name und Anschrift des Beauftragten aufgezeichnet werden müssen.
Wichtig: Der zuletzt genannten Forderung des Bundesfinanzministeriums nach Vorlage entsprechender Abholvollmachten wird in einem jüngst, dem Erlass zeitlich nachfolgenden Urteil des Bundesfinanzhofs vom 12. Mai 2009 (Aktenzeichen V R 65/06) widersprochen. Nach der ausdrücklichen Auffassung des Bundesfinanzhofs gehören entsprechende Abholvollmachten nicht zu den Regelanforderungen des Belegnachweises. Dies deckt sich mit der vielfachen Kritik der Wirtschaft an dem Erlass des Bundesfinanzministeriums. Die Reaktion der Verwaltung auf das neue Urteil ist noch abzuwarten. Es ist jedoch davon auszugehen, dass an dem Regelerfordernis entsprechender Vollmachten seitens der Verwaltung nicht mehr festgehalten werden kann.
2.1.3. Belegnachweis im Versendungsfall
Im Versendungsfall (vergleiche zur allgemeinen Definition der "Versendung" die Ausführungen zu den Ausfuhren) soll der Nachweis geführt werden, durch:
Unterschrift des Ausstellers.
Auch hier gelten die Ausführungen zu den Ausfuhren parallel. Das heißt insbesondere, dass, soweit mit dem Liefervorgang ein Spediteur, Frachtführer oder Verfrachter mit der Versendung beauftragt ist, der Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung nach amtlichem Muster erfolgen soll (vergleiche Anlage zum Download). Die Erleichterung bei der Unterschrift ist entsprechend wie bei den Ausfuhren zulässig. Auch hier ist jedoch darauf zu achten, dass die Bescheinigung vollständig und korrekt ausgefüllt ist. Bei ungenau ausgefüllten Spediteursbescheinigungen besteht die Gefahr, dass diese nicht als ausreichender Beleg anerkannt werden und dadurch die Steuerfreiheit insgesamt in Frage steht.
Weiter gilt auch hier, dass die bei der Abwicklung der innergemeinschaftlichen Lieferung anfallenden Geschäftspapiere, zum Beispiel Rechnungen, Auftragsschreiben, Lieferscheine oder deren Durchschriften, Kopien und Abschriften von Versendungsbelegen, Spediteur-Übernahmebescheinigungen, Frachtabrechnungen, sonstiger Schriftwechsel als Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung in Verbindung mit anderen Belegen anerkannt werden, wenn sich aus der Gesamtheit der Belege die oben angeführten Angaben eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben.
Unternehmer oder Abnehmer, denen Belege über innergemeinschaftliche Lieferungen ausgestellt werden, obwohl sie diese für Zwecke des Nachweises nicht benötigen, können die Belege mit einem Übertragungsvermerk versehen und an den Unternehmer, der die innergemeinschaftliche Lieferung bewirkt hat, zur Führung des Nachweises der innergemeinschaftlichen Lieferung parallel zu den Ausfuhren weiterreichen.
Hinweis: Ist in einem innergemeinschaftlichen Versendungsfall der Nachweis nicht wie vorstehend beschrieben möglich oder zumutbar, so kann er wie in innergemeinschaftlichen Beförderungsfällen (siehe oben) geführt werden. Wobei im Fall der innergemeinschaftlichen Lieferungen nach der Auffassung der Finanzverwaltung anders als bei den Ausfuhren nachgewiesen werden muss, dass kein Nachweis wie an sich für Versendungsfälle vorgesehen (Frachtbrief oder Spediteursbescheinigung, siehe oben) möglich war. Der Fall tritt in der Praxis vermehrt bei der Einschaltung von ausländischen, insbesondere durch den Kunden beauftragten Spediteuren auf (zum Beispiel Portugiesischer Spediteur holt für portugiesischen Kunden die Ware in Deutschland ab). In diesen Konstellationen ist es oft nicht möglich eine Spediteursbescheinigung nach deutschem Muster zu erhalten. Ist dies belegbar, kann sich der deutsche Unternehmer auf § 17a Abs. 4 Satz 2 UStDV berufen, der die beschriebene Regelung enthält, dass für den Fall, dass der Versendungsnachweis nicht durch die hierfür vorgesehenen Belege geführt werden kann, er auch durch die vorstehend ausführlich dargestellten Belege "wie in den Beförderungsfällen" geführt werden kann (siehe oben). Vorsicht ist dabei jedoch für die in diesem Rahmen erforderliche Empfangsbestätigung des Abnehmers angebracht. Nach der von der Finanzverwaltung vertretenen Auffassung genügt es hierfür nicht, dass lediglich der abholende Spediteur die Übernahme der Ware bescheinigt, sondern es wird eine Bestätigung des Warenempfangs vom Kunden im Bestimmungsland gefordert. Vergleichen Sie weitere Details oben zu Nachweisen in Beförderungsfällen.
Hinweis zum CMR-Frachtbrief: Für den CMF-Frachtbrief enthält der bereits mehrfach erwähnte Erlass des Bundesfinanzministeriums vom 6. Januar 2009 Hinweise für den Bereich der innergemeinschaftlichen Lieferungen. Danach soll in dem Fall der Nachweis durch den CMR-Frachtbrief möglich sein, wenn
der CMR-Frachtbrief dem Lieferanten zeitnah zugesandt wird. Die zeitnahe Zusendung muss dokumentiert werden.
Hinweis: Auch dazu enthält das bereits erwähnte Urteil des Bundesfinanzhofs vom 12. Mai 2009 dieser strengen Auffassung widersprechende Äußerungen. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs ist der CMR-Frachtbrief grundsätzlich als Versendungsnachweis anzuerkennen. Dies gilt nach Auffassung der obersten Bundesrichter auch dann, wenn die genannte Empfängerunterschrift im Feld 24 fehlt. Auch hier gilt, dass die Reaktion der Verwaltung auf das neue Urteil noch abzuwarten ist. Es ist jedoch ebenfalls davon auszugehen, dass an der einschränkenden Auffassung der Finanzverwaltung zur Akzeptanz des CMR-Frachtbriefs nicht mehr festgehalten werden kann.
Wie ausgeführt muss der Lieferer weiterhin buchmäßig die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einschließlich USt-IdNr. des Abnehmers nachweisen. Hierzu soll er Folgendes aufzeichnen:
Stand: Januar 2010
