Buchhaltungsservice und Kontierung

Sie wollen sich mit einem Buchhaltungsservice selbständig machen oder diese Leistung innerhalb Ihres Büroservices anbieten? Hier finden Sie einen Überblick, welche Qualifikation für welche Tätigkeit benötigt wird.

Tätigkeiten, die jedem erlaubt sind
Tätigkeiten, die nur bestimmten Personen erlaubt sind
Diese Personen dürfen folgende Tätigkeiten ausüben
Selbstständige Buchführungshilfe - muss man hierfür ein Gewerbe anmelden?
Welche Berufsbezeichnung darf man führen?
Wie darf man werben?

Sie wollen sich mit einem Buchhaltungsservice selbständig machen oder diese Leistung innerhalb Ihres Büroservices anbieten? Hier finden Sie einen Überblick, welche Qualifikation für welche Tätigkeit benötigt wird. Das Steuerberatungsgesetz und das Rechtsberatungsgesetz setzen Ihrer Tätigkeit enge Grenzen. So ist die Hilfeleistung in Steuersachen oder die Buchführungshilfe den Steuerberatern vorbehalten, unzulässig ist auch die den Rechtsanwälten vorbehaltenen Beratung in arbeits- oder sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten. Zuwiderhandlungen können zu Bußgeldverfahren, wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen bis hin zu kostspieligen Wettbewerbsprozessen führen.

Tätigkeiten, die jedem erlaubt sind:
Jedem erlaubt ist die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, vergleiche § 6 Nr. 3 Steuerberatungsgesetz (StBerG).

Dazu gehören:

• Schreib- und Rechenarbeiten
• Datenerfassung nach Belegen, die durch den Auftraggeber oder von einer anderen dazu befugten Person kontiert worden sind
• Datenerfassung nach verbindlichen Buchungsanweisungen des Auftraggebers oder einer anderen zur Erteilung von Buchungsanweisungen befugten Person
• Datenzusammenstellung nach vorgegebenen Programmen, jedoch nicht die rechtliche Würdigung von Sachverhalten wie zum Beispiel das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen

Tätigkeiten, die nur bestimmten Personen erlaubt sind:

Personen, die

• eine Abschlussprüfung im steuer- und wirtschaftsberatenden oder einem kaufmännischen Ausbildungsberuf bestanden haben oder eine gleichwertige Vorbildung erworben haben und danach
• mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind, haben weitergehende Befugnisse (§ 6 Nr. 4 StBerG).

Als gleichwertige Vorbildung gilt etwa eine mit der Steuerinspektorenprüfung beendete dreijährige Ausbildung als Finanzanwärter oder als genossenschaftlicher Verbandsprüfer. Den geprüften Kaufmanns- und Fachgehilfen gleichgestellt sind auch Personen mit höherer Qualifikation, zum Beispiel mit abgeschlossener Bilanzbuchhalter-Prüfung oder mit erfolgreich abgeschlossenem wirtschaftswissenschaftlichem Studium.

Diese Personen dürfen folgende Tätigkeiten ausüben:

1. laufende Geschäftsvorfälle buchen (Kontierung, Erteilung von Buchungsanweisungen):

• Erfassung von Geschäftsvorfällen durch Grundaufzeichnungen (Aufstellung über Eingangs- bzw. Ausgangsbelege; Führung eines Kassenbuchs; Abheften von Bankauszügen nach Konten getrennt usw.)
• Buchen laufender Geschäftsvorfälle durch Bildung von Buchungssätzen
• Datenerfassung zum Zwecke der EDV-Buchführung außer Haus (mit Zwischenschaltung eines Steuerberaters, nach einem vom Steuerberater aufgestellten Kontenplan)
• technische Zusammenstellung der Jahresabschlusszahlen und betriebswirtschaftliche Auswertung des Zahlenmaterials in Form von Kennzahlen (nicht: Aufstellung des Jahresabschlusses, auch nicht in Form eines programmgesteuerten Ausdrucks = "Knopfdruckbilanz")
• steuerrechtlich irrelevante Hilfeleistung bei der Einrichtung der Buchführung, zum Beispiel durch Hilfeleistung bei der Wahl des Buchführungssystems, der zu benutzenden Geräte, der Art und Weise der Belegübernahme oder des Ausdrucks der Buchführungsergebnisse

2. laufende Lohnabrechnungen und Lohnsteueranmeldungen fertigen.

Erfüllen Sie die genannten Anforderungen, so müssen Sie diese Tätigkeiten verantwortlich erbringen, das heißt Sie dürfen sich zwar der Hilfe von Mitarbeitern bedienen, müssen aber selbst die tatsächliche und rechtliche Verantwortung für die Ausführung des Auftrags übernehmen.

Bei Gesellschaften müssen die zur Vertretung berechtigten Personen die genannten Anforderungen erfüllen.

Alle weiterführenden Tätigkeiten auf dem Gebiet der Buchführung/Bilanzierung dürfen nur von den Vertretern der steuerberatenden Berufe ausgeführt werden.

Vertreter der steuerberatenden bzw. ihnen gleichgestellte Berufe sind:

• Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften
• Rechtsanwälte; Rechtsanwaltsgesellschaften
• Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
• Vereidigte Buchprüfer und Buchprüfungsgesellschaften

Dieser Vorbehalt gilt insbesondere für folgende Tätigkeiten:

• Einrichtung der Buchführung, Erstellung des betrieblichen Kontenplans (Finanzbuchhaltung)
• Aufstellung des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) und Vornahme der vorbereitenden Abschlussbuchungen
• Gewinnermittlung durch Einnahme- /Überschussrechnung
• Einrichtung der Lohnkonten, Lohnsteuerabschlussarbeiten zum Jahresende, Durchführung des betrieblichen Lohnsteuerjahresausgleichs
• Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und (mit Ausnahme der Lohnsteueranmeldungen) Fertigung anderer Steuererklärungen.

Diese Tätigkeiten dürfen nur von den oben genannten Vertretern der steuerberatenden Berufe ausgeübt werden!

Selbstständige Buchführungshilfe - muss man hierfür ein Gewerbe anmelden?

Wer im Bereich der Buchführungshilfe selbstständig tätig werden will, übt eine gewerbliche Tätigkeit aus und muss daher innerhalb eines Monats beim zuständigen Gewerbeamt diese Tätigkeit anmelden. Dies gilt auch dann, wenn es sich nur um eine Nebentätigkeit handelt. Die Gewerbeanzeige hat auf einem amtlichen Vordruck bei dem Gewerbeamt zu erfolgen, in dessen Bezirk sich der Betrieb befindet (wenn keine Betriebsstätte, dann Wohnsitz). Einer Zulassung durch die Finanzbehörde (Finanzamt/Oberfinanzdirektion) bedarf es nicht.

Welche Berufsbezeichnung darf man führen?

• Kontierer/-in
• Buchhalter/-in für das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen
• Geprüfter Bilanzbuchhalter/-in, Steuerfachwirt/-in (sofern die Voraussetzungen vorliegen, siehe unten) für das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteueranmeldungen
• Lohnabrechnungsservice

Wie darf man werben?
Die Werbung für die Tätigkeit im Bereich der selbstständigen Buchführungshilfe ist grundsätzlich zulässig (§ 8 Abs. 2 S. 2 StBerG).

Personen, die den anerkannten Abschluss "Geprüfter Bilanzbuchhalter/Geprüfte Bilanzbuchhalterin" oder "Steuerfachwirt/Steuerfachwirtin" erworben haben, dürfen unter dieser Bezeichnung werben. Außerdem dürfen alle Personen, die die Abschlussprüfung im steuer- und wirtschaftsberatenden oder einem kaufmännischen Ausbildungsberuf bestanden haben oder eine gleichwertige Vorbildung erworben haben und danach mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind (siehe Seite 2, § 6 Nr. 4 StBerG) auf ihre Befugnis zur Hilfeleistung in Steuersachen hinweisen und sich als "Buchhalter" bezeichnen. Diese Personen müssen jedoch die von ihnen in zulässigem Umfang angebotenen Tätigkeiten (siehe Seite 2) im einzelnen aufführen.

Unzulässig ist es, für Tätigkeiten zu werben, zu denen man nicht befugt ist (sog. Überschusswerbung). Insbesondere verdeckte Angebote auf Durchführung der den steuerberatenden Berufen vorbehaltenen Aufgaben sind irreführend (i.S.d. § 3 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb/UWG) und damit unzulässig.

Beispiele für zulässige Werbung:
"Buchhalter ABC übernimmt für Sie das Buchen Ihrer laufenden Geschäftsvorfälle, Ihre laufende Lohnabrechnung und das Erstellen von Lohnsteuer-Anmeldungen"

Weitere Beispiele für unzulässige Werbung:

• "Buchhaltung" oder "laufende Buchhaltung"
• "Buchführung" oder "Buchführungshilfe"
• "Mandantenbuchführung"
• "Finanzbuchhaltung" oder "Finanzbuchführung"
• "Buchführungshelfer" ohne weiteren Zusatz
• "Buchführung per EDV"
• "Einrichtung der Buchführung"
• "Buchführungsarbeiten"
• "Erfassen Ihrer Buchhaltungsdaten"
• "Buchführungsprobleme"
• "Buchführungsarbeiten" oder "Buchführungsservice"
• "Buchführungsservice und laufende Finanzbuchhaltung im gesetzlich zulässigen Rahmen"
• "Gesellschaft für Buchführungshilfe"
• "Buchführungs- und Lohnbüro"
• "Buchführung mit allem was dazugehört..."
• "Überall wo gebucht wird, können Sie mit uns rechnen"
• "Wenn`s um Ihre Buchführung geht..."
• "Datenverarbeitung von..."
  etc.

Unzulässig sind nach der aktuellen Rechtsprechung die Bezeichnungen:

• "Buchführungsgesellschaft"
• "Buchhaltungsgesellschaft"
• "Mobiler Buchführungs-Service MBS"
• "Steuer-Express GmbH"
• "Gesellschaft für Buchführungshilfe"
• "Geprüfter Bilanzbuchhalter" (bei Zeugnis einer privaten Steuer-Fachschule"
• "Buchführungshelfer"